"إدارة الجمعية"

هياكل التسيير والإدارة بجمعية شباب المستقبل ببرقو
/ المراجع المتعلقة بالتنظيم الإداري للجمعيات I
1) النظام الأساسي النموذجي
2) النظام الأساسي للجمعية
1) التنظيم الداخلي
/ هياكل التسيير والإدارةII
/ أنواع الجمعيات وخصوصياتها III
1) أنواع الجلسات العامة
- الجلسة العامة التأسيسية
- الجلسة العامة العادية
- الجلسة العامة الإنتخابية
- الجلسة العامة الإستثنائية
2) مشمولات الجلسة العامة
3) تركيبة الجلسة العامة وتسيير أشغالها
IV/ تركيبة الهيئة المديرة ومشمولاتها
1) تركيبة الهيئة المديرة
2) مشمولات الهيئة المديرة
V/ تنظيم الإدارة داخل الجمعية ومشمولاتها
VI/ أنواع الرقابة التي تخضع لها الجمعية
1) الرقابة الداخلية
أ‌- رقابة الجلسة العامة على الهيئة المديرة
ب- رقابة المتابعة
ج- رقابة الهيئة على مكاتب الإدارة التابعة للجمعية
2) الرقابة الخارجية

المراجع المتعلقة بالتنظيم الإداري للجمعيات
لا يخضع التنظيم الإداري للجمعيات لنصوص خاصة إلا أنه يمكن إحصاء المراجع الثلاثة التالية:
1/ النظام الأساسي النموذجي (الملحق عدد1): وضع النظام الأساسي النموذجي من طرف وزارة الداخلية للاستئناس به لضبط النظام الأساسي الخاص بالجمعية ومن أبرز أبوابه العناوين التالية:
- العنوان الأول: التكوين
- العنوان الثاني: التركيب- الاشتراك – الرفت- الموارد
- العنوان الثالث: النظام الإداري
- العنوان الرابع: الجلسة العامة
2/ النظام الأساسي للجمعية: يمثل النظام الأساسي للجمعية الوثيقة المرجعية الأولى التي تنظم عمل الجمعية بعد القانون عدد154 لسنة 1959 وهو مستوحى في تبويبه من النظام الأساسي النموذجي إلا أنه يمثل الإطار الخصوصي لكل جمعية حسب نشاطها و مجال عملها ذلك أن هذه الوثيقة هي التي تضبط أهداف الجمعية وشروط العضوية فيها ونظامه الإداري وكيفية انعقا جلستها العامة ومسؤوليات كل عضو من أعضاء هيئتها المديرة لذا يتعين الحرص على:
* إدراج التنصيصات الضرورية التالية ضمن النظام الأساسي للجمعية:
- كيفية تركيب الجلسة العامة
- أنواع الجلسات العامة (عادية-خارقة للعادة- انتخابية)
- دورية انعقاد الجلسات العامة العادية والإنتخابية
- كيفية و آجال الإستدعاء لحضور الجلسات العامة
- المشمولات الموكولة للجلسة العامة
- طريقة الإقتراع
- تركيبة الهيئة المديرة ومشمولاتها ودورية اجتماعاتها وكيفية تجديدها
* إيلاء عناية خاصة لعملية إعداد هذه الوثيقة و خاصة ضبط الأهداف والبيانات الواردة فيه بدقة لضمان قبول الملف وعدم إرجاعه من قبل الإدارة قصد استيفاء بعض المسائل أو الشروط المطلوبة
3 / النظام الداخلي يمثل النظام الداخلي وثيقة داخلية تفصل ما ورد عامة في الأساسي فيما يخص الأهداف وطرق إسناد العضوية وأصناف الأعضاء ومشمولات الهيئة المديرة و الجلسة العامة والمجلس الإستشاري إن وجد وكذلك الفروع
وتتولى الهيئة المديرة صياغة النظام الداخلي لتحديد بعض المسائل التنظيمية التكميلية المتعلقة بنشاط الجمعية وطرق عمل هياكلها كما يستحسن عرض هذا النظام على الجلسة العامة لإكسابه الصبغة الإلزامية
وتضبط هذه الوثيقة عادة أهم المسائل التالية:
- الإجراءات التي تخص التسيير الإداري والمالي والتصرف في الممتلكات
- التراتيب والإجراءات التي تخص بعض النفقات (التنقل-المأموريات بالخارج….)
- إجراءات الإنتداب
- طريقة مسك المحاسبة (محاسبة مبسطة أو محاسبة ذات قيد مزدوج)
II- هياكل التسيير والإدارة:

تتمثل هياكل التسيير والإدارة داخل الجمعية خاصة في :
1- الجلسة العامة وتسمى في بعض الجمعيات الجمعية العامة أو المؤتمر
2- الهيئة المديرة أو الهيئة التنفيذية أو المكتب الإداري
3- الإدارة
أنواع الجلسات العامة
يمكن تصنيف الجلسات العامة كما يلي :
- الجلسة التأسيسية :تنعقد مرة واحدة إبان الشروع في تأسيس الجمعية وتنحصر مشمولاتها في إعداد النظام الأساسي وانتخاب هيئة مديرة تأسيسية توكل لها مهمة متابعة الإجراءات القانونية الخاصة ببعث الجمعية والإعداد للجلسة العامة الإنتخابية الأولى
- الجلسة العامة العادية : تنعقد سنويا للنظر في التنفيذ المرحلي لنشاط الجمعية من خلال برنامج الهيئة المديرة و تقوم بالتعديلات اللازمة في الغرض و تنعقد بدعوة من الهيئة المديرة نفسها.
- الجلسة العامة الإنتخابية : تنعقد حسب الدورية المنصوص عليها في النظام الأساسي على إثر انتهاء المدة النيابية، و تدعو لها الهيئة المديرة بتوجيه رسائل إلى الأعضاء قبل موعد الإنعقاد بخمسة عشر يوما أو بالإعلان عن التاريخ في وسائل الإعلام وبكل الطرق المنصوص عليها في النظام الأساسي. وتقوم إضافة إلى المشمولات التقليدية المنوطة بعهدتها بانتخاب الهيئة المديرة الجديدة.
- الجلسة العامة الإستثنائية : تنعقد بدعوة من الهيئة أو بطلب كتابي صادر عن ثلثي الأعضاء على الأقل موجه إلى رئيس الجمعية ولا تلتئم إلا بتوفر النصاب المطلوب (الثلثين حسب النظام الأساسي النموذجي) ولا تنتظر إلا في الموضوع الذي عقدت من أجله.
وعموما فإن الجلسة العامة مهما كان نوعها لا تنعقد إلا بتوفر النصاب المنصوص عليه في الوثائق الداخلية (النصف زائد واحد أو الثلثين حسب الجمعية من الأعضاء اللذين سددوا اشتراكاتهم) وإذا لم يتوفر النصاب في الجلسة الأولى توجه الهيئة الدعوة مرة ثانية لعقد الجلسة بعد خمسة عشر يوما على الأقل وتعقد عندها مهما كان عدد الأعضاء الحاضرين.
مشمولات الجلسة العامة:
تعتبر الجلسة العامة أعلى سلطة في الجمعية لذلك فهي المسؤولة حسب النظم الأساسية على اتخاذ القرارات الهامة والمصيرية في حياة الجمعية وخاصة :
- تنقيح القانون الأساسي كلما دعت الحاجة.
- النظر في التقريرين الأدبي والمالي الذين تقدمهما الهيئة المديرة والمصادقة عليهما أو إدخال التعديلات اللازمة إن اقتضى الأمر.
- ضبط السياسة العامة لنشاط الجمعية.
- تبرئة ذمة أمين المال والهيئة على ضوء تقرير لجنة التدقيق المالي.
- الترخيص في شراء العقارات اللازمة لنشاط الجمعية و الإذن في بيع العقارات التابعة لها عند الضرورة.
- النظر في حالات تجميد العضوية المرفوعة من قبل الهيئة للبت فيها (الرفت أو رفع التجميد).
- انتخاب الهيئة المديرة وبالنسبة لبعض الجمعيات تقوم الجلسة العامة أيضا بانتخاب ممثلي الجمعية لدى المنظمات العربية أو الدولية.
تركيبة الجلسة العامة و كيفية سير أشغالها
تتركب الجلسة العامة حسب إحدى الصيغ التالية اعتبارا لما ينص عليه النظام الأساسي للجمعية :
- من جميع الأعضاء اللذين تتوفر فيهم الشروط المنصوص عليها في النظامين الأساسي والداخلي واللذين سددوا اشتراكاتهم (للسنة أو السنتين الأخيرتين حسب الجمعية).
- من أعضاء الهيئة المديرة المركزية ورؤساء الفروع وكتابها العامين وأمناء مالها
- من نواب عن الفروع يتم انتخابهم حسب عدد المنخرطين بالإضافة إلى أعضاء الهيئة المديرة.
و ينقسم الأعضاء المنخرطون في الجمعيات حسب الأنظمة الأساسية وحسب أهمية الجمعية ونشاطها إلى عدة أصناف نذكر منها :
- العضو العامل وهو العضو كامل الحقوق الذي يتمتع بحق التصويت والترشح والترشيح و تمنح هذه الصفة للعضو الذي قضى مدة زمنية محددة في الجمعية.
- العضو المنتسب ويتمتع بكل الحقوق ما عدا الترشيح والترشح وهي صفة تمنح للأعضاء الجدد اللذين يطلب منهم قضاء مدة بصفة متربص.
- العضو الشرفي وهي صفة تمنح لأحباء الجمعية وخاصة لمن يقوم بمساعدتها ودعمها ماديا أو أدبيا وهي لا تعطي أي حقوق.
ويسير أشغال الجلسة العامة في جزئها الأول رئيس الجمعية وتبدأ أشغالها بالمصادقة على جدول الأعمال ثم التثبت من العضوية وتوفر النصاب القانوني ثم تستمر حسب المراحل التالية:
- قراءة التقريرين الأدبي والمالي.
- انتخاب اللجان (لجنة التدقيق المالي- لجنة التقرير الختامي…) وتتولى هذه اللجان القيام بأعمالها حسب ما هو مقرر بالنظام الداخلي للجمعية.
- انتخاب رئيس و مقررين للجلسة العامة ومكتب لفرز الأصوات.
- مناقشة محتوى التقريرين الأدبي والمالي والمصادقة عليهما بعد تلاوة تقرير تقرير لجنة التدقيق المالي وإبراء ذمة الهيئة (ويمكن في حالة وجود تحفظات إدخال التعديلات اللازمة).
- استقالة الهيئة المديرة.
- قراءة بقية التقارير والمصادقة عليها.
- انتخاب الهيئة المديرة الجديدة.
- فرز الأصوات وإعلان النتائج.
علما أن كل القرارات تتخذ بالأغلبية مهما يكن عدد الحضور أثناء التصويت ما عدا القرارات المتعلقة بتنقيح النظام الأساسي فإنها تتخذ بثلثي الأصوات.
توصيات عملية عامة
لتمكين الجلسة العامة من الإضطلاع بالمهام الموكولة لها وضمان نجاعة تدخلها يتعين على الجمعيات :
- الحرص على التآم الجلسة العامة (حسب نوعها) وفقا للدورية المنصوص عليها بالنظام الأساسي للجمعية.
- استدعاء الأعضاء لحضور الجلسة العامة في الآجال المحددة بالنظام الأساسي وتوفير ملف يتضمن كل الوثائق الضرورية المتعلقة بالمسائل التي سيتم درسها من قبل الجلسة العامة لتتمكن هذه الأخيرة من اتخاذ القرارات المناسبة.
- تدوين مداولات الجلسة العامة في سجل يخصص للغرض يقع الإحتفاظ به في مقر الجمعية.
- عرض كل المسائل التي تدخل ضمن مشمولات الجلسة العامة على هذه الأخيرة للبت فيها.
- احترام مقتضيات النظام الأساسي للجمعية عند اتخاذ القرارات (توفر النصاب والأغلبية عند التصويت).
- تنفيذ قرارات الجلسة العامة ومدها بتقرير في الغرض عند انعقاد الجلسة اللاحقة.

تركيبة الهيئة المديرة
تتركب الهيئة المديرة (أو المكتب التنفيذي) من الأعضاء الذين انتخبوا في جلسة عامة انتخابية أو عينوا من قبل جلسة عامة تأسيسية).
ويضبط النظام الأساسي عددهم ويتولون توزيع المسؤوليات التالية فيما بينهم : رئيس وكاتب عام وأمين مال وأعضاء. وتنص بعض النظم الأساسية للجمعيات على مهمة نائب للرئيس كما تبين مهام الأعضاء كان يكلف أحدهم بعلاقات الجمعية للخارجية والأخر بأحد فروع النشاط الرئيسي للجمعية إلى غير ذلك.
كما تعتمد بعض الجمعيات تسميات أخرى مثل أمين عام وأمناء عامين مساعدين.
ويقتصر الترشح لعضوية الهيئة المديرة عادة على الأعضاء العاملين الذين تتوفر فيهم الشروط المنصوص عليها في النظام الأساسي ومنها على سبيل الذكر:
- أن لا يكون العضو المترشح قد تعلقت به أحكام أو سوابق عدلية حرمته من حقوقه المدنية والسياسية.
- أن يكون قد انتسب للجمعية ونشط فيها المدة القانونية المحددة بالنظام الداخلي.
- أن لا يكون محل إجراء تأديبي لسوء تصرف داخل الجمعية.
مشمولات الهيئة المديرة
تتولى الهيئة المديرة القيام بجميع الأعمال التي تخص الجمعية باستثناء القرارات التي هي من مشمولات الجلسة العامة.
ويمكن لها خاصة :
- إعداد النظام الداخلي للجمعية.
- النظر في قبول الأعضاء أو تجميد نشاطهم عند الإقتضاء.
- الإذن بكراء المحلات والأثاث اللازم لنشاط الجمعية.
- ضبط أجور من هم في خدمة الجمعية و كذلك شروط وتراتيب انتداب الأعوان وأساليب تأجيرهم وإسناد القروض والتسبقات لهم.
- تحديد إجراءات وتراتيب قبول الإعانات والمساعدات العينية وخزنها وتوزيعها.
- ضبط إجراءات استعمال وصيانة الممتلكات المنقولة ووسائل النقل واستعمال قصاصات البنزين.
- الإذن بتنظيم عمليات جمع التبرعات العمومية طبقا للتراتيب القانونية الجاري بها العمل (الحصول عل ترخيص من الوزارة الأولى خاصة).
- السهر على حسن سير نشاط الفروع ومساعدتها على إعداد وإنجاز برامجها وميزانيتها.
- الترخيص في فتح الحسابات الجارية و الإشراف على ضبط الحسابات المالية للجمعية و تحديد الموازنة والنظر في ميزانيات الفروع وإعداد الموازنات السنوية.
- ضبط تراتيب جمع الإيرادات والمقابيض المتأتية خصوص من اشتراكات الأعضاء ومن الهبات والإعانات الداخلية والخارجية ومن مداخيل الحفلات والتظاهرات والأنشطة التي تنظمها الجمعية ومن المداخيل الأخرى.
- ضبط التنظيم الهيكلي للجمعية وعرضه على مصادقة الجلسة العامة.
- وضع الإجراءات الخاصة بعمل الهياكل الإدارية والسهر على تنفيذها.
- القيام بكل الأعمال الداخلة في اختصاص الجمعية ومركز نشاطها.
سير أعمال الهيئة المديرة
لإحكام سير أعمال الهيئة المديرة يتعين :
- توضيح مشمولات أعضاء الهيئة المديرة ومكتبها المضيق وتوزيع المهام بوضوح في أول اجتماع لها.
- تدوين مداولات اجتماعات الهيئة المديرة في دفتر خاص بالجلسات يمضى في نهاية كل جلسة من طرف الرئيس والكاتب العام أو أحد الأعضاء الآخرين ويحفظ في مقر الجمعية.
- السهر على إجراء متابعة دورية لمراقبة تنفيذ القرارات المتخذة للتأكد من مدى إنجاز برامجها.
- عرض المسائل التي تندرج ضمن مشمولات الهيئة المديرة على أنظار هذه الأخيرة لإتخاذ القرارات المناسبة وتفادي المبادرات الفردية.
- اتخاذ القرارات بالأغلبية بشرط حضور ثلث أعضائها على الأقل (حسب النظام الأساسي النموذجي) بما في ذلك الرئيس الذي يكون صوته مرجحا عند التساوي.
- الحفاظ على دورية اجتماعات الهيئة المديرة مرة كل شهر على الأقل وكلما دعت الحاجة علما أن هذه الإجتماعات تتم بدعوة من الرئيس أو من ثلثي أعضاء الهيئة في حال الدعوة إلى جلسة استثنائية للنظر في مسائل طارئة.
علما أن أعمال أعضاء الهيئة المديرة مجانية و بالتالي لا يتقاضى هؤلاء أي مقابل إذ أنها تقوم على مبدأ التطوع ويستثنى من ذلك عمليات استرجاع المصاريف أو نفقات القيام بمهمات أو مأموريات مأذون فيها من طرف الهيئة
الهيكل الإداري داخل الجمعية ومشمولاتها
يمكن للجمعية أن تلجأ إلى خدمات عدد من الإطارات والأعوان والعملة لمساعدة الهيئة المديرة على تنفيذ برامجها وأنشطتها.
ولإحكام التنظيم الإداري للجمعية يتعين :
- ضبط هيكل تنظيمي يحدد مختلف المصالح الموجودة بالجمعية.
- تحديد المشمولات الموكلة لكل مصلحة بكل وضوح وضبط إجراءات التعامل فيما بينها مع الحرص قدر الإمكان على تفادي الجمع بين المهام المتنافرة (مثل الشراء والفوترة أو المالية والمحاسبة…) وعند الإقتضاء وفي صورة محدودية عدد الأعوان القيام بمتابعة مستمرة.
- إجراء عمليات متابعة ومراقبة دورية لنشاط مختلف المصالح قصد تفادي الصعوبات التي تعترضها والحرص على احترام الإجراءات الجاري بها العمل.
- حفظ الوثائق الخاصة بالجمعية (ملفات الأعوان-الوثائق المحاسبية-دفاتر الجلسات…) لمدة لا تقل على عشر سنوات.
ويمكن أن تتضمن الإدارة عدة مكاتب أو خلايا أو دوائر تتولى خاصة المهام التالية.
مكتب الضبط المركزي : ويهتم خاصة :
- بتقبل المراسلات وإحالتها
- بمسك دفتر خاص بالوارد وآخر خاص بالصادر تدون فيهما البيانات المتعلقة بالوثائق (العدد الرتبي-التاريخ-مراجع الوثيقة-الموضوع) علما أن تسجيل هذه الوثائق يقع حسب تسلسل زمني.
- بالإحتفاظ بنسخة من الوثائق المذكورة أعلاه مع الحرص على حفظها بطريقة تخول الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة.
الشؤون الإدارية : ويتولاها الكاتب العام أو إطار متفرغ عند الحاجة وذلك بالتنسيق مع رئيس الجمعية.
ويتعين في هذا المجال الحرص على :
* السهر على ضبط مواعيد اجتماعات الهيئة المديرة و إعلام الأعضاء بذلك
* حفظ محاضر الجلسات وتلخيصها وإعلام الأعضاء بأبرز القرارات التي تم اتخاذها ومتابعة تنفيذها.
* حفظ ملفات الموظفين والسهر على متابعة نشاطهم وحياتهم المهنية وكل ما يتعلق بالمرتبات والعطل والتغطية الإجتماعية وغيرها مما يتعلق بتسيير شؤون الموظفين والعملة.
* إعداد طلبيات التزود بعد حصر الحاجيات والقيام بالإستشارات اللازمة في الغرض.
الشؤون المالية : ويتولاها أمين المال بمساعدة إطار مختص عند الإقتضاء من بين المنخرطين المتطوعين أو المتفرغين و تقوم خاصة بالمهمات التالية :
* مسك الدفاتر المحاسبية وتسجيل العمليات في هذه الدفاتر وحفظها
* مسك وثائق الصرف ووثائق إثبات الموارد والإحتفاظ بها
* مسك دفاتر جرد الممتلكات وتحيينها وصيانتها وحفظها
* إعداد الميزانية التقديرية والكشوفات الشهرية وموازنة آخر السنة لعرضها على مختلف هيئات الجمعية
* التصرف في الصندوق ومتابعة وكالات المقابيض أو المصاريف إن وجدت
* متابعة ديون الجمعية والعمل على استخلاصها
* استخلاص الإشتراكات وحث الأعضاء على دفعها في مواعيدها
* دفع مستحقات المزودين بعد التأكد من قيامهم بتسليم البضاعة وإنهاء الخدمة المطلوبة.
أعمال الرقابة التي تخضع لها الجمعية :
يخضع نشاط الجمعيات وحساباتها إلى مراقبة داخلية ومراقبة خارجية :
1 / الرقابة الداخلية : وتتمثل في :
رقابة الجلسة العامة على الهيئة المديرة.
رقابة الهيئة المديرة لمتابعة نشاط الجمعية وبرامجها.
رقابة الهيئة المديرة على المكاتب الإدارية التابعة للجمعية.
أ‌- رقابة الجلسة العامة على عمل الهيئة المديرة
تمارس الجلسة العامة الرقابة على أنشطة الهيئة المديرة وتصرفها المالي من خلال :
- مناقشة التقرير الأدبي الذي يحوصل نشاط الهيئة المديرة خلال سنة أو خلال دورة نيابية وكذلك التقرير المالي.
- مناقشة تقرير لجنة تدقيق الحسابات.
وتنتهي هذه المناقشة بالمصادقة على هذين التقريرين أو بتعديلهما أو برفضهما عند الإقتضاء.
ب‌- رقابة المتابعة
تمارس الهيئة المديرة هذه المراقبة من خلال :
- متابعة تنفيذ الميزانية
- متابعة تنفيذ القرارات السابقة
- متابعة الكشوفات والتقارير المالية الدورية
ج- رقابة الهيئة على مكاتب الإدارة:
ترمي هذه الرقابة إلى :
إجراء متابعة دورية من طرف رئيس الجمعية ومن طرف المسؤول الإداري المباشر. وتتمثل أعمال المتابعة في :
- المراقبة الدورية للدفاتر المختلفة
- تدقيق الحسابات
- مراقبة وثائق الصرف
- توقيف حسابات الصندوق بشكل مفاجىء
- إمضاء أذون التزود أو المصادقة عليها حسب قرارات التفويض
- إجراء عمليات جرد دورية للمتلكات.
علما أنه يمكن للجمعيات التي تتوفر على موارد مهمة بعث هيكل داخلي للتدقيق.
2/ الرقابة الخارجية :
يمارس هذه الرقابة مراجع الحسابات الخارجي الذي يتم تعيينه من قبل الجلسة العامة علما أن هذا التعيين إجباري بالنسبة للجمعيات التي تسند القروض الصغيرة.
كما تخضع الجمعيات التي تتلقى مساعدات أو إمتيازات من الدولة أو الجماعات العمومية أو المنشآت التي تساهم الدولة في رأس مالها إلى مراقبة دائرة المحاسبات وهياكل الرقابة العامة التابعة للوزارة الأولى ووزارة المالية ووزارة أملاك الدولة والشؤون العقارية والتفقديات التابعة للجهات المانحة.